Aktuelles zur Kassenführung, notwendige Unterlagen, Hinweise

 

Gilt grundsätzlich für alle Branchen mit typischem täglichen Barumsatzgeschäft (insbesondere z.B. Einzelhandel, Gastronomie usw.)

 

Vorbemerkung:

Die folgenden Ausführungen sollen als Hinweis und Hilfestellung dienen, stellen jedoch keine erschöpfende Auflistung dar und ersetzen nicht die Beratung im Einzelfall.

Ein äußerst sensibler und verantwortungsbewusster Umgang mit dem gesamten Thema "Kassenführung" ist unerlässlich. Wir verweisen in dem Zusammenhang auch auf die GoBD und GDPdU.

Neben der Aufzeichnung bzw. Ermittlung der Einnahmen (über elektronische Registrierkasse oder Kassensturz bei offener Ladenkasse) ist die ordnunsggemäße Führung des täglichen Kassenbuches bzw. Kassenberichtes ein wesentlicher Bestandteil der Kassenführung. Keinesfalls sollten für die Führung des täglichen Kassenbuchs oder des Kassenberichts Exel Tabellen verwendet werden. Soll das Kassenbuch bzw. der Kassenbericht elektronisch geführt werden, dann darf dies nur über abgenommene und zertifizierte elektonische Kassenprogramme (wie z.B. DATEV Kassenbuch online) erfolgen. Diese dokumentieren unveränderlich jedwede tägliche Aufzeichnung. Exel Tabellen fehlt es nach Ansicht der Finanzverwaltung an einer solchen Beweiskraft, weil diese jederzeit auch nachträglich elektronisch verändert werden können, ohne das dies in irgend einer Form nachvollziehbar bleibt. Wird eine entsprechende Software nicht eingestzt, so kann das Kassenbuch oder der Kassenbericht auch handschriftlich geführt werden. Dazu bieten verschiedene Hersteller unterschiedliche Vordrucke (z.B. DATEV, Zweckform usw.). Beachten Sie, dass die verschiedenen Arten der Kassenführung (Einnahmenermittlung über elektronische Reggistrierkasse, durch Einzelbeleg oder durch Kassensturz) unterschiedliche Arten des Kassenbuches bzw. Kassenberichte erfordern.

 

Zu den Anforderungen

Die Finanzverwaltung stellt immer höhere Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung und das Vorliegen ergänzender Unterlagen. Prüfer sind angehalten, insbesondere die sachliche und formelle Richtigkeit der Kassenführung zu prüfen. Dazu gehören moderne EDV gestützte Prüfungsmethoden seitens der Finanzverwaltung genau so zum Prüfungsumfang wie die reine formelle und sachliche Papierbelegprüfung. Erst wenn der Prüfer formelle und/oder sachliche Fehler in der Buchführung/Kassenführung findet, kann und wird er die Ordnungsmäßigkeit in Frage stellen und ggfls. gem. § 160 AO (Un-) Sicherheitshinzuschätzungen vornehmen.

 

Es ist wichtig, allen Anforderungen gerecht zu werden. Selbst kleine "Unzulänglichkeiten" können bereits zu sachlichen und formellen Mängeln und den beschriebenen Konsequenzen führen. So stellen erfahrungsgemäß z.B. mehrere fehlende Z Abschläge einer elektronischen Registrierkasse oder mehrere fehlende Zählprotokolle einer offenen Ladenkasse in einem Jahr bereist einen erheblichen Mangel dar. Penibelste Vorgehensweise hinsichtlich der Aufzeichnungen und Dokumentation ist daher unbedingt notwendig. Zu unterscheiden sind grundsätzlich zwei verschiedene Arten der Kassenführung:

 

A. Kasse - mit elektronischer Registrierkasse

 

1. Ordnungsgemäßer Tageskassenbericht mit lfd. Nummer, Datum, Unterschrift und Namensangabe des Steuerpflichtigen

2. Z Abschlag für jeden Tag mit Datum, laufender Nummer und Uhrzeit (NACH Geschäftsschluss erstellt)

3. Kasseneinrichtungsprotokoll und bei jeder Änderung ein Kassenänderungsprotokoll (bis 31.12.2016)

4. EC und Kreditkartenumsätze müssen erkennbar und richtig erfasst sein

5. zusätzliche Barumsätze, die nicht durch eintippen in die Kasse erfasst werden (z.B. Eintrittsgelder bei Veranstaltungen, Eintrittsgelder für Bands (z.B. auch wenn diese im Nachgang an die Band durchgereicht

werden! Je nach Vereinbarung! Dann liegt eine Bareinnahme und eine Ausgabe vor oder ein vereinnahmter durchlaufender Posten und ein verausgabter durchlaufender Posten) usw. - Anmerkung: Grundsätzlich ist in der elektronischen Registrierkasse aber alles zu erfassen was als eigene Einnahme bar vereinnahmt wird. Richtigerweise sind nur die durchlaufenden Posten separat zu erfassen.

6. Bei älteren Registrierkassen ist die Endlosrolle zu führen und auch aufzuheben. (bis 31.12.2016)

7. bei aktuellen Kassensystemen muss ein Zugriff seitens der Finanzverwaltung auf den Speicher/die gespeicherten Daten möglich sein. Achtung: Wir empfehlen dringend eine regelmäßige Datensicherung. Datenverlust geht im Zweifel zu Lasten des Steuerpflichtigen.

8. Betriebsausgaben sind durch ordnungsgemäße Belege nachzuweisen

9. Bankeinzahlungen und Bankabhebungen sind durch Belege nachzuweisen

10. Privatentnahmen und Privateinlagen sind durch (Eigen-) Belege nachzuweisen.

 

Bitte beachten Sie:

Zum 31.12.2016 läuft die Übergangsregelung zu den "alten" elektronischen Registrierkassen aus. Dies gilt für alle Kassen, die nicht über die geforderten Einzelaufzeichnungs- sowie Speicherungs- bzw. Datenexportfunktionen verfügen. Diese dürfen ab dem 01.01.2017 nicht mehr verwendet werden. Ab dem 01.01.2017 sind nur noch elektronische Registrierkassen zugelassen, die den aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung zu den GoBD, Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme und GDPdU. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen erfüllen. Diese elektronischen Registrierkassen verfügen - vereinfacht beschrieben - über einen sogenannten Fiskalspeicher, der sämtliche Aktivitäten im Kassensystem aufzeichnet, speichert und für die Finanzverwaltung digital vorhält. Dies umfasst dann neben dem allgemeinen Tagesgeschäft der Kasse z.B. auch die bisher in Papierform vorzuhaltenden Einrichtungsprotokolle, Änderungsprotokolle usw.

 

Eine "alte" Registrierkasse darf nach Auffassung der Finanzverwaltung nach dem 31.12.2016 auch dann nicht mehr eingesetzt werden, wenn Sie nur noch hilfsweise als "rechnerische Unterstützung" zu einer Kassensturzkasse benutzt wird. Alte elektronische Kassensysteme sind still zu legen. Wer keine neue elektronische Registrierkasse einsetzen will, kann alternativ zur Kassenführung mit offener Ladenkasse (folgender Punkt B) übergehen.

 

B. Kasse- ohne elektronische Registrierkasse, sogenannte offene Ladenkassen

 

Vorbemerkung:

Die Kassenführung in Form der Kassensturzmethode ist nur zulässig, wenn der Steuerpflichtige nicht zur Führung von Einzelaufzeichnungen verpflichtet ist. Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde die Einzelaufzeichnungspflicht erstmals im Gesetz normiert (§ 146 Abs.1 Satz 1 AO n.F.). Danach sind die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Nur ausnahmsweise besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Pflicht zur Einzelaufzeichnung, wenn Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung verkauft werden (§ 146 Abs.1 Satz 2 AO n.F.). Zeichnet der Steuerpflichtige aber z.B. etwa mittels eines Warenwirtschaftssystems  seine Einzelumsätze tatsächlich auf, kann er sich nicht mehr auf die Unzumutbarkeit berufen.

 

1. Ordnungsgemäßer Tageskassenbericht nach der "Kassensturzmethode" (retrograd) mit lfd. Nummer, Datum, Unterschrift und Namensangabe des Steuerpflichtigen in der Form, dass die Bareinnahmen in der Differenzmethode des "Auszählens" des Geldes nach Geschäftsschluß im Abgleich mit dem Bestand ermittelt werden.

2.  EC und Kreditkartenumsätze müssen erkennbar erfasst sein

3.  Kassenberichte enthalten ausschließlich Barumsätze

4. Die offene Ladenkasse muss täglich geführt und ausgezählt werden und durch dieses auszählen die Tageseinnahmen ermittelt werden. Neben dem Führen des entsprechenden Tageskassenberichtes (Retrograd/Aufbau des Kassenberichtes) ist das nachfolgend beschriebene Kassenzählprotokoll zu führen.

5.  Kassenzählprotokoll - Dazu sind bei der täglichen Auszählung der Kasse die Anzahl der jeweiligen Scheine bzw. Münzen sowie deren Summe aufzuzeichnen (die in der Addition den Kassenbestand des jeweiligen Tages ergeben) und das Zählprotokoll vom Geschäftsinhaber oder dessen Vertreter bzw. vom Auszählenden zu unterzeichnen. Zusätzlich ist auf den Zählprptokollen auch die Uhrzeit des Auszählens zu vermerken. Das Zählprotokoll dient als weiterer Nachweis(Indizwirkung) gegenüber dem Finanzamt, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich durch materielle Bestandsaufnahme aufgenommen wurde.

6.  Bei Mandanten, die die täglichen Barumsätze neben der Ermittlung durch Kassensturz zusätzlich aufzeichnen ist zu beachten, dass "Zusatzaufzeichnungen" (z.B. für 19%/7% Umsätze oder bestimmte Umsatzarten usw.) nur ergänzende Angaben sind. Diese Zusatzaufzeichnungen ersetzen nicht die Ermittlung der Bareinnahmen durch Kassensturz (!) sonder dienen dann lediglich dazu, die durch Kassensturz ermittelten Einnahmen anhand des durch Aufzeichnung ermittelten Aufteilungsmaßstabes buchhalterisch aufzuteilen. Trotzdem sind diese Zusatzaufzeichnungen immer Bestandteil der Kassenführung bzw. Buchführung und mit den übrigen Aufzeichnungen aufzubewahren.

7.  Betriebsausgaben sind durch ordnungsgemäße Belege nachzuweisen

8.  Bankeinzahlungen und Bankabhebungen sind durch Belege nachzuweisen

9.  Privatentnahmen und Privateinlagen sind durch (Eigen-) Belege nachzuweisen.

 

 

Für beide Kassenführungsarten gilt:

Die Kasse ist täglich zu führen. Nach der ständigen Rechtsprechung des BFH müssen Kassenaufzeichnungen so beschaffen sein, dass ein jederzeitiger Kassensturz möglich ist. Ein Sachverständiger Dritter (wie ein Prüfer) muss jederzeit in der Lage sein, den Sollbestand lt. den Aufzeichnungen (also dem Kassenbericht) mit dem Istbestand in der Geschäftskasse zu vergleichen.

 

Notwendige ergänzende Unterlagen

Egal welche Art der Kassenführung vorliegt, müssen auf jeden Fall sämtliche Grundaufzeichnungen genau wie alle anderen Buchführungsunterlagen aufbewahrt werden  - und zwar in Ihrer Grundform. Also jede originale einfache handschriftliche Notiz z.B. zu der Aufzeichnung der Bareinnahmen usw. : Es ist falsch, es "zu gut" zu meinen und Grundaufzeichnungen durch nachträglich "schön" geschriebene Aufzeichnungen zu ersetzen. Die Grundaufzeichnungen selbst sind Bestandteil der Buchführung und müssen im Original vorgelegt werden können.

 

Welche Grundaufzeichnungen müssen z.B. aufbewahrt werden:

 

1. Alle Aufzeichnungen, die z.B. mit der Kasse (egal welcher) in Zusammenhang stehen wie z.B. die Aufzeichnungen zur Trennung der Entgelte für Umsatzsteuerliche Zwecke mit Datumsangabe

2.  Alle Arten von Terminkalendern, Tischbelegungskalender, Reservierungskalender, Veranstaltungskalender usw. mit Datumsangabe

3. Alle Speise- und Getränkekarten - mindestens eine für jedes Jahr und darüber hinaus bei jeder Änderung der Karte mit Datums- bzw. Gültigkeitsangabe

4. Alle wechselnde Speise- und Getränkekarten (z.B. bei Tages- und Wochenangeboten usw.) - jeweils je Angebot, Tag oder Woche etc. mit Datumsangabe bzw. Gültigkeitsangabe.

5. Alle Speise- und Getränkekarten bei jeder Art von Veranstaltung, soweit von der normalen Karte abweichend mit Datumsangabe bzw. Gültigkeitsangabe

6.  Speise- und Getränkekarten, die aus jedem anderen Grund (Sommeraktion, Biergartenaktion usw.) von der normalen Karte abweichen mit Datumsangabe bzw. Gültigkeitsangabe.

 

Anmerkung - dazu zählen auch alle Aktionen, die nicht in Form einer "Papier" Speise- und Getränkekarten dokumentiert sind wie z.B. auf Kreidetafeln, Aufstellern usw. - hier empfiehlt sich eine andere Art von Dokumentation wie z.B. Foto mit Datumsangabe.

 

7.   Bei Veranstaltungen mit Eintrittskarten - Anzahl der durchnummerierte Eintrittskarten/Abrisszettel - die nicht verkauften Eintrittskarten müssen ebenfalls aufbewahrt werden! Es muss bei einer Prüfung klar ersichtlich sein, wie viele Karten für die Veranstaltung vorhanden waren, wie viele ausgegeben wurden und wie viele unverkauft blieben.

8.  Bei Verzehrkarten - die Verzehrkarten selbst mit  Datumsangabe, auch wichtig, falls die Verzehrkarte nicht am Ausgabetag (sondern erst später - Deckel) bezahlt wurde.

9. Bei Lieferservice - Alle Lieferscheine/Bestellscheine mit fortlaufender Nummerierung und Datum. Die Vollständigkeit muss z.B. anhand einer Endlosnummer sichergestellt sein.

 

 

Freiwillige aber empfehlenswerte ergänzende Unterlagen:

 1.  Aufzeichnungen über Schwund - mit Schwund sind nicht nur verdorbene Lebensmittel etc. gemeint sondern alles, was aus dem Wareneinsatzbereich stammt und nicht eingesetzt oder verkauft werden kann mit Datumsangabe.

Beispiele:

- verdorbene Ware

- verdorbene Rohstoffe (z.B. Fritierfett usw.)

- Ware, die durch Beschädigung untergeht (z.B. zerbrochene Flaschen usw.)

- Ware, die bei der Zubereitung verdirbt (z.B. verbrannt, verwürzt usw.)

- Ware die durch unsachgemäße Lagerung verdirbt (z.B. Stromausfall/defekt Kühltruhe usw.)

- Gerichte, die vom Kunden zurück gegeben werden z.B. wegen Beschwerde

-  Schankverlust über das übliche Maß hinaus usw.

 

Es hat sich in der Praxis bewährt, Schwund z.B. auf der Rückseite des Tageskassenberichtes zu dokumentieren (dann sind die Aufzeichnungen Tag genau und gehen auch nicht verloren) . Wird Schwund auf eigenständigen Listen dokumentiert, dann sind diese im Original als Grundaufzeichnungen aufzubewahren. In beiden Fällen wichtig - Datum und genaue Bezeichnung und Menge der Ware.

Hinweis: Die Aufzeichnung von "Schwund" dient der Korrektur des Wareneinsatzes bei einer Aufschlagkalkulation. Es sind daher die Wareneinsatzpreise und nicht die Verkaufspreise der Waren zu dokumentieren. In erster Linie dient die Aufzeichnung von Schwund der Plausibilität.

2. Alle außergewöhnlichen Umstände, die sich nicht aus der Buchhaltung ergeben - z.B. Baustelle vor der Türe, die die Gästezahlen beeinträchtigt, Baustelle im Haus usw. - eben alles, was den "normalen" Geschäftsbetrieb stört bzw. gestört hat. Dabei ist der genaue Zeitraum der "Störung" anzugeben.

3. Wenn Gratisbeigaben herausgegeben werden (sei es der Gruß aus der Küche, seien es Getränke auf "Kosten des Hauses" oder Beigaben bei Mitnahmen (Flasche Wein) - diese muss durch Auflistung dokumentiert werden und muss sich eindeutig aus Angebots-, Speise- und Getränkekarten ergeben.

4. Bei Wetterabhängiger Gastronomie - Aufzeichnung der  Wetterdaten - wobei hier der Finanzverwaltung die  Wetterdaten des Prüfungszeitraums erfahrungsgemäß zur Verfügung stehen.

 

 

Sonstige Hinweise:

Dokumentierte Angaben sollten immer unterschrieben sein, damit klar ersichtlich ist, von wem die Angaben stammen.

 

Und noch ein Schlusswort - bedenken Sie immer, dass Sie der Finanzverwaltung gegenüber grundsätzlich in der Beweislastpflicht sind. Alles, was Sie in (begründetetn) Zweifelsfällen nicht vorlegen können geht im Zweifel auch zu Ihren Lasten. Bei begründetem Verdacht (z.B. bei sachlichen und formellen Fehlern) muss nicht das Finanzamt Ihnen beweisen, dass etwas "nicht stimmt" sondern Sie müssen dem Finanzamt beweisen, das "alles stimmt". Dies wird in der Praxis gerne "übersehen".